(一)需求背景

信息网络的飞速发展和管理信息化系统的深入应用,使企事业单位和政府部门不再满足单纯的数据输入和统计分析应用,计算机支持的协同工作CSCWComputer Supported Cooperative Work),即协同软件,以其投资少、见效快、应用广泛等特点,逐步成为信息系统的核心和基础,成为日常使用频率最高的管理软件之一。基于信息网络的行政审批、知识文档共享、电子邮件和即时通讯、内部信息共享和交流社区,已经成为日常办公中不可缺少的主流信息化应用。


(二)市场定位

金蝶“OA”是为了顺应协同软件的发展潮流,汇集金蝶众多专家对信息化应用的理解,推出的一款“快速实施、快速应用”的协同办公自动化OA软件。金蝶“OA”从组织行为学出发,以基于信息网络技术的管理软件为依托,严格检测、监督单位内部人员日常行为与管理制度的符合度,以提升日常办公效率和管理执行力。


(三)产品理念

 金蝶“OA”基于标准的协同软件理论模型,将“人员、流程、知识”三大核心管理要素有效协同,以信息门户的方式达成人员之间的信息交互,将流程与知识紧密交融。金蝶“OA”是同档次的主流协同OA软件中,唯一具有专业业务流程管理BPM和专业知识管理KM的专业化协同软件,能够结合图形化流程管理,管理“知识”的产生、储存、传递、应用各个环节,实现公文、公告、新闻、个人经验等知识,与流程相结合的全周期管理。


功能



功能模块结构图


(一)办公门户

日程管理:编写、共享、查看个人工作计划、工作日志,提供图形化日程视图功能,辅助时间管理;

电子考勤:电子签到、签退等功能,提供基于信息网络的电子考勤应用;

网络硬盘:以网络硬盘共享的方式,结合目录权限,实现基于文件服务器的文件共享管理;

   告:与组织权限紧密结合的单位或者部门公告管理,也可发布个人公告,支持流程转公告;

   论:内部工作讨论交流社区,可任意设置讨论版块,与部门权限紧密集成;

   票:通过信息网络收集表决意见的功能,可支持投票意见的单选或多选;

意见反馈:广开言路、收集意见的功能,支持匿名方式反馈意见;

值班安排:依据时间阶段和部门设置,将值班信息显示在信息门户中;

消息提醒:依据时间阶段和部门设置,对生日、重要工作事项等显示在信息门户中;

在线用户:即时查看在线的用户信息,包括登录时间、最后一次访问时间、IP地址等信息;

快速启动:在桌面设置可快速启动的快捷链接,便于信息集中,支持本窗口和新窗口启动。


(二)邮件通讯

电子邮件:电子邮件的收、发、存管理,可自定义信箱,支持多邮址,邮件可转入知识管理;

即时通讯:纯WEB化的即时通讯管理,实现客户端零安装方式下的即时通讯管理;

内部通讯录:部门人员的通讯录管理,可即时发送手机短信和电子邮件,可设置内部通讯组;

联络人名片夹:以名片夹的方式记录单位外部联络人员的信息,支持名片夹信息共享;

手机短信:提供手机短信的接口,具有网关接入和短信硬件设备接入两种方式发送短信。


(三)知识管理

1、  个人知识

个人文档库:每个用户可单独管理自己的个人文档库,个人文档库中的隐性知识可转为公共知识;

知识检索:按标题、主题、内容、时间,检索个人知识和公共知识,提供预置的快捷检索方案;

知识评价与互动:可以互动地对共享给自己的知识回复和评分,依据这些活动进行知识自动推荐;

知识报表:对他人阅读本人共享的知识进行跟踪,并以报表的方式展现被阅详情;


2、  公共知识

电子期刊:以知识文档共享的方式,制作和发布电子期刊,可采用多维知识功能以保障内容唯一性;

单位文库:建立本单位的文库,并对文库的阅读情况予以跟踪和分析;

普通档案库:便捷地管理共享权限的普通档案库,支持从流程中转入公文、请示汇报等档案;

普通会议资料:管理手工建立的会议资料,和流程转入的会议召集申请、审批、会议精神传达等资料;

知识地图:除了可以通过“内容链接”的文档方式建立知识地图,还可支持自动编制分类知识概览图。


(四)签报任务管理

1、  签报任务流转

普通公文流转:以签报的方式进行公文的流转管理,内置Web-office接口以实现套红、签章等功能;

普通会议流转:以签报的方式进行会议的流转管理,支持会议召集审批、会议资料转知识库等功能;

其他签报申请审批:各类申请审批管理,包括:借款、报销、加班、出差、外出、合同、请假等。


2、  建模及管理工具

签报任务模版管理:制定公文等各类签报任务模版,支持HTML模版和微软、金山等高级编辑模版;

图形工作流设置:专业的图形化工作流设置工具,用画板的方式实现复杂工作流的设置;

流程图形监控:以图形的方式,及时监控运行中的流程,以及查看流程的详细信息;

历史信息管理:对已经运行完的流程信息进行管理,可以自动将这些信息转为公告、规章制度。



(五)信息共享管理

信息采集:以快捷链接的方式将其他系统的页面信息采集到本系统,以实现信息门户整合应用;

数据采集:从财务、ERPCRMHR等系统中抽取数据,以实现WEB报表,和深入的集成应用功能;

规章制度:支持单位、部门规章制度的统一管理、按人员权限分别显示,支持规章制度的版本管理;

新闻中心:依据组织部门权限,分别查看单位、部门的新闻,可设定多种新闻类型;

出行参考及邮政信息:管理与自己工作场所相关的车船、飞机信息,以及分支机构、客户的邮政信息。


(六)控制面板及个人设置

内嵌式电子签名:与本软件系统无缝集成的电子签名功能,以加强流程审批等应用的安全性;

Web-office设置:将微软、金山等OFFICE软件的支持IE浏览器应用,提供印章、套红、手写等功能;

其他系统及个人设置:单位、部门、角色、个人参数设置,知识分类、流程委托、页面风格等设置。


(七)可选配插件

内嵌式电子签名:增强应用操作的安全性,可将加密文件存储在U盘,以实现USB KEY的应用方式;

项目协作区管理:通过建立协作区的方式,以项目为关键识别信息, 将管理内容和工作讨论集中管理;

WEBOFFICE基础插件:在IE中对OFFCIE各格式文档的调用、编辑,支持笔迹留痕、版本保留等;

WEBOFFICE高级插件:WEBOFFIEC普通版所有功能、增加手写签名、全文批注、电子印章

应用

主要适用于企事业单位和政府社团的办公自动化、行政审批、业务流程管理、内部沟通交流。

主要适用的行业包括:

行政事业:各级、各类职能厅局,科学、技术、文化、教育、卫生、体育等事业单位

政府社团:省市县乡各级政府、各级党团组织、各级各类社团和行业协会

企业集团:跨行业的大型企业集团和综合性单位

能源:各类电力、供水、矿产、石油、采掘、冶炼等企业单位

制造:各类化工、机械、服装、医药、电子、五金等生产企业单位

商贸:各类批发、零售、贸易等商业企业单位

服务:金融、证券、电信、交通、各类事务所、酒店、咨询等企业单位

高科技:网络、计算机、电子商务、生命科学等企业单位


特点

1、  核心突出。提供办公自动化中最具核心价值的知识管理KM、业务流程管理BPM等应用功能;

2、  技术先进。稳定的JAVA技术开发,预置了可快速布署的RISUN服务器,支持应用广泛的SQL SERVER

3、  简便易用。功能简捷、易学易用,一天内掌握全部功能,可在线自动升级维护,即装即用、快速实施;

4、  界面友好。矩阵式菜单排列方式,提供日程视图管理,丰富的个性化定义功能,支持语音、手机等提醒;

5、  适应广泛。采用“通用功能+个性模版”的应用思路,使得通用功能满足不同行业不同规模的用户需求;

6、  平滑升级。可以在不更换数据、不更换应用程序的前提下,平滑升级到更高的版本,支持增强功能插件。